База данных (БД) – поименованная совокупность взаимосвязанных данных, отображающая состояние объектов и их отношений в некоторой предметной области, и используемая для удовлетворения информационных потребностей пользователей. Базы данных в СУБД МS Access принадлежат к типу реляционных баз данных. В таких базах данных сведения, относящиеся к различным вопросам, сохраняются в отдельных таблицах, между которыми установлены связи.
База данных – файл, состоящий из таблиц и других информационных объектов.
Таблица – информационная объект, состоящий из записей. Таблица – это фундаментальная структура данных, основной информационный объект в СУБД.
Запись – это полный набор данных об определенном объекте реального мира: клиенте, книге, событии и т.д. Запись представляется в виде строки. Структура всех записей таблицы одинакова. Количество записей в таблице является переменным.
Поле – это набор данных одного типа в таблице, например, фамилии всех сотрудников. Для представления поля используется столбец. Поле имеет имя и значения.
Отчет – информационный объект, хранящий данные таблиц или запросов в виде отформатированного документа, готового к печати.
Составной отчет – отчет, отображающий связанные данные при помощи подчиненного отчета или подтаблицы.
Элемент управления в отчете – объект в отчете, улучшающий интерфейс пользователя при работе с данными, например, кнопка, переключатель, вкладка и пр.
Присоединенный элемент управления – элемент управления, источником данных которого служит поле таблицы или запроса. Присоединенный элемент управления служит для отображения значений полей базы данных.
Свободный элемент управления – элемент управления, не имеющий источника данных (например, поля или выражения). Свободные элементы управления используются для вывода на экран сведений, линий, прямоугольников и рисунков. Примером свободного элемента является надпись, которая отображает заголовок в отчете.
Практикум содержит пошаговые инструкции создания отчетов различных видов, выполнения операций простого поиска данных, фильтрации и сортировки данных, изменения структуры отчета, вставки в отчеты дополнительных элементов управления данными, а также включает задания для самостоятельного выполнения.
Для получения представления об отчетах базы данных предлагается открыть в СУБД MS Access учебную базу данных «Борей 2007».
Для открытия базы данных «Борей 2007» необходимо:
1. Запустить Microsoft Access, щелкнув на кнопке Пуск.
2. Выбрать «Все программы», затем Microsoft Office, затем Microsoft Access 2007. Откроется окно Microsoft Access 2007.
3. В области «Категории шаблонов» выбрать «Учебная база данных» и затем щелкнуть Борей 2007:
• если на Вашем компьютере база данных «Борей 2007» открывается не в первый раз, то на экране Вы увидите окно заставки БД «Борей 2007»;
• если в первый раз, то MS Access сначала выполнит ее загрузку. Для начала загрузки нужно щелкнуть командную кнопку «Загрузка» и следовать инструкциям.