Пробоины, которых не видно
Перспективный клиент уже в офисе, а вице-президенту не могут выделить подходящую комнату для встречи. Менеджер по работе с клиентами 15 минут ищет нужный документ, а клиент ждет на телефоне. Принесли пять цветных картриджей для принтера, хотя в шкафу лежит еще четыре таких же, но нет черных.
Если приглядеться, то за такими, казалось бы, незначительными событиями скрываются огромные потери времени и денег: не важно, какой величины пробоины в трюме, – если они есть, будет течь. Эти потери непросто заметить. Сбои, которые можно наблюдать в работе почти каждого офиса, часто воспринимаются как привычный способ функционирования, а вовсе не как сбои.
Одна из причин – значение работы офиса в создании бережливой компании часто недооценивается, поэтому офисы выпадают из общего процесса улучшений. Ведь это помещения, где выполняются функции, которые не связаны непосредственно с изготовлением продукции, инструментов или обработкой материалов. Как следствие, отсутствует и системный подход к организации пространства и работы в них. Именно эту проблему решает система 5S для офиса.
Она родилась в Японии в послевоенные 1950-е годы, когда условия дефицита потребовали от предприятий разработки такого метода, который бы не допускал потерь. Позже система была адаптирована под другую культурную среду и внедрена в офисах США, Канады, Европы, Австралии, Южной Америки и Азии. Ее опробовали и гиганты, такие как Ford и Coca-Cola, и налоговое управление США, и компании среднего уровня вроде Melling Engine Parts, и многие маленькие предприятия, где работают менее 20 человек.
Почему нужен системный подход
Все элементы системы 5S известны и логичны. Но по отдельности они не приводят к успеху и не позволяют поддерживать эффективную, комфортную и производительную рабочую среду.
Офисы – это живые организмы, подверженные изменениям: требования клиентов меняются, появляются новые технологии, работники приходят и уходят. Чтобы выжить, нужно реагировать на изменения окружающей среды. Иначе офис превращается в хаос, потери накапливаются, а одна и та же работа требует все больше и больше времени не только у вас, но и у тех, кто работает с вами или для вас.
Когда нет системы, работник на месте знает, что те или иные действия – потеря времени и денег, но не считает, что может изменить ситуацию. Для него это часть ежедневного нормального функционирования. В итоге потери не рассматриваются как проблема, продолжают существовать, и ситуация ухудшается.
Клерк, принимающий грузы, заметил, что независимо от числа уже использованных гофрированных коробок они регулярно поставляются одинаковыми партиями. Агент по снабжению объяснил – так обеспечиваются скидки. «Но лишние коробки занимают место, повреждаются от передвижения туда-сюда, и мы платим за то, что нам не нужно», – указал клерк. Он понял проблему, но его никто не слушал, и он перестал говорить. Только после внедрения системы у него появилась возможность заявить о проблеме и предложить методы по улучшению.