Автор краткого обзора: Ольга Шуравина
Как избежать потери времени: упражнения и правила, которые работают
Большинству людей никогда не объясняли, как надо работать. Они учатся, получают образование, затем выходят на работу и в какой-то момент понимают, что оказались под гнетом бумаг, электронных писем и незавершенных дел. Почему это происходит? Одна из главных причин – привычка откладывать дела на потом. Одно дело кажется не срочным, другое – не важным, третье – слишком сложным, чтобы заняться им сейчас. Проходит рабочая неделя, и вы понимаете, что так и не выполнили отложенные дела. Многих эта мысль начинает мучить и угнетать. В итоге настроение портится, пропадает желание заниматься не только отложенными, но и новыми задачами. Нерешенные дела нарастают как снежный ком, возникает ощущение, что вы постоянно работаете и все равно ничего не успеваете. Как вырваться из круговорота?
«Сделайте это сразу же!»
Однажды автор книги пришел к своему клиенту – руководителю компании. Первое что сделал, взял с его стола лист, который там лежал и спросил: «Что это?» Руководитель ответил: «Ах, это документ, на который я должен отреагировать», после чего попытался отложить лист в сторону. «Подождите, почему вы его откладываете?». Руководитель начал приводить доводы, что у него сейчас нет на это времени. Но автор не сдавался: «Сделайте это сейчас же. Я посижу здесь и подожду». Клиент нехотя подчинился и разобрался с документом. Оказалось, на решение вопроса ушла всего минута! То есть руководитель больше думал о задаче, перекладывая документ с места на место, чем выполнял ее. К сожалению, откладывание дел на потом – любимая привычка человека. Главный принцип, которому предлагает следовать автор – «Сделайте это сразу же!»
Отложенные дела требуют в два раза больше времени. Весьма распространенная практика – сортировка бумаг по папкам: сделать сейчас, сделать позже и т.п. Некоторые проводят эту процедуру регулярно. Что же происходит? Когда вы смотрите бумаги в первый раз, то вам приходится в них вникать – читать для ознакомления, иначе не рассортировать. Некоторое время спустя, когда у вас находится время на решение задачи, вы опять изучаете документ, чтобы освежить в памяти. Хорошо, если на этот раз вы не отложите его в сторону. Иначе вам придется вникать в вопрос третий раз. Здесь и кроется главная причина потери времени – вы делаете два и более раз одну и ту же работу. Если сделать задачу сразу, то вы выполните ее только один раз и сэкономите 50% времени.
Отложенные дела тормозят ваше развитие. Когда у человека накапливается много нерешенных задач, то все мысли заняты именно ими. То есть взгляд человека сфокусирован на прошлом, а не на будущем. Если же нерешенных задач нет, то человеку проще сосредоточиться на текущих делах и думать о будущем. По мнению психологов, когда человек думает о будущем, отталкиваясь от настоящего момента, значит, он ментально здоров. Представьте, что вам надо пробежать дистанцию, на которой линия старта – настоящее, а финиш – будущее. Если вместо того, чтобы начать бег с настоящего, вы начнете с прошлого, то понадобится гораздо больше времени и сил, чтобы добраться до финиша.
Отложенные дела, особенно неприятные, сказываются на здоровье.